Description externe

Assistant(e) de direction 

Contribue à l’efficacité d’un ou plusieurs directeurs, en optimisant la gestion de leur activité dans le respect des procédures et en garantissant l’interface avec les autres Directions et les interlocuteurs externes.

Vos missions et responsabilités :

•    Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda du Directeur
•    Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la Direction
•    Prendre en charge la préparation et le suivi complet de dossiers (création de fournisseurs, contrats de prestation, de fournitures, suivi de relance clients/fournisseurs), assurer la gestion administrative des contrats et des factures
•    Organiser le bon déroulement des voyages/déplacements et des événements de type séminaires, salons professionnels pour le Directeur et les notes de frais associées
•    Préparer et organiser les réunions et séminaires de la Direction (présentations, salle, collations, plateaux-repas, etc.) et les rendez-vous externes du Directeur (clients, fournisseurs, partenaires…)
•    Elaborer les comptes rendus, et assurer la communication ciblée
•    Organiser et coordonner les informations internes et externes (collecte, classement, mise à jour, transmission)
•    Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.)
•    Gérer les parcours d’intégration des nouveaux entrants (matériel, badge, parcours, etc) et les départs de la société des N-1 du Directeur (retour du matériel, véhicules…)
•    Coordonner, avec les services généraux, le bon état du parc automobile et avec les services IT, le bon état du parc informatique/téléphonie, de la Direction et des bureaux du siège
•    Effectuer un suivi de l’activité via reportings

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Vos qualités et compétences:

Vous possèdez  une solide formation en assistanat de gestion ou assistanat de direction (bac+2) ainsi qu'une expérience pertinente de 5 ans dans un poste similaire, de préférence dans le secteur BtoB. Il/elle devra démontrer une connaissance approfondie de l'organisation générale et de la gestion d'un département ou d'un établissement.

Qualités requises :

Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
Capacité à travailler sous pression et à maintenir la sérénité face aux difficultés.
Excellentes compétences en gestion des priorités et polyvalence.
Capacités relationnelles développées pour interagir efficacement avec différentes parties prenantes.
Excellente expression orale et rédactionnelle.
Aptitude à travailler en équipe tout en faisant preuve de discrétion et de sens de la confidentialité.
Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral.
Outils  :

Maîtrise de la Suite Office.
Excellente maîtrise des techniques bureautiques.
Connaissance des outils internes tels que Coda, KDS, Soon, etc